Et konferenceophold i Fredericia kan samle møder, fælles aktiviteter, måltider og overnatning på ét sted. Det er praktisk, når deltagerne skal mødes fysisk, kobles på digitalt eller samles til en større konference. Hotel Fredericia ligger centralt i Trekantområdet og tilbyder møde- og konferencefaciliteter, så lokaler, teknik og praktiske forhold kan indgå i dagens samlede plan.
Hotel Fredericias største konferencelokale har plads til op til 230 personer. Fredericia Idrætscenter, hotellets nabo, har desuden et lokale med plads til op til 300 personer. Tag stilling til, om alle skal være i samme lokale, deltage online eller skifte mellem oplæg og gruppearbejde. Notér også behov for pauser, fælles spisning og overnatning, så hotellet kan tage højde for hele programmet.
Lokale og teknik til mødeformen
Til et mindre møde kan et kompakt møderum give ro til samtale og beslutninger. Hotellets mindre møderum har fladskærms-TV, lærred og flipover, så præsentationer og fælles notater kan indgå uden at fylde hele programmet. Til Konference Jylland er hotellets konferencelokaler og ruminddelinger mobile og fleksible. Det giver mulighed for at ændre opstillingen, når dagens program skifter mellem oplæg, dialog og gruppearbejde.
Indret lokalet efter det, deltagerne skal lave. Rækker kan fungere til oplæg, mens borde i grupper giver plads til dialog og øvelser. Beskriv dagens program for hotellet, og bed om forslag til opstilling. Husk gangarealer, adgang til skærm og plads til materialer, så deltagerne kan bevæge sig rundt uden at forstyrre mødet.
Teknikken fortjener sin egen gennemgang. Alle mødelokaler har moderne AV-udstyr og hurtigt og stabilt WIFI. Kursus- og konferencelokalerne har loftmonterede VGA-projektorer og lofthængte lydanlæg. Fortæl hotellet, hvilke computere og præsentationsformater deltagerne bruger, og om der skal afspilles lyd eller video. Bed samtidig om oplysninger om tilslutning og lydprøve.
Beslutningsboks: mødeform og lokale
Skriv svar på disse spørgsmål, inden du sender din forespørgsel:
- Skal deltagerne sidde samlet, arbejde i grupper eller skifte mellem begge dele?
- Skal mødet sendes direkte til deltagere online?
- Hvilket udstyr skal tilsluttes, og hvem står for lyd og billede?
- Skal der være plads til oplæg, pauser og uformel samtale i samme lokale?
Med svarene kan hotellet vurdere ruminddeling og teknisk opsætning samlet.
Ved et hybridmøde er lyd særlig vigtig. Deltagere online skal kunne høre spørgsmål fra lokalet, og mødelederen skal kunne følge digitale indlæg uden at afbryde samtalen. Hotellet tilbyder hybridmøder og live-konferencer med deltagere både fysisk og online. Beskriv, om videoforbindelsen skal være aktiv hele dagen eller kun ved udvalgte oplæg. Bed hotellet gennemgå kamera, mikrofoner, skærmdeling og netværk, inden programmet er fastlagt.
Mad og aktiviteter giver dagen rytme
Et samlet ophold får en mere sammenhængende dagsplan, når måltiderne indgår i bookingen. Hotellets restaurant serverer konferencemenuer og à la carte-retter, og konferencemåltider kan indgå som en del af mødedagen. Oplys, hvornår pauserne ligger, om deltagerne skal spise samlet, og om nogen har særlige kostbehov. Når restauranten kender tidsplanen, kan serveringen lægges mellem oplæg og gruppearbejde.
Overvej, hvilken type pause der passer til programmet. En kort kaffepause kan holde tempoet oppe, mens et måltid giver plads til samtaler på tværs af arbejdsgrupper. Hotellet er bronzemærket i økologi, hvis økologi indgår i jeres ønsker til forplejningen. Bed om at få menuvalg og serveringsform beskrevet sammen med lokaleplanen, så pauserne bliver en del af dagsprogrammet.
Efter møderne kan en fælles aktivitet give deltagerne mulighed for at skifte fokus. Hotellet tilbyder teambuilding og aktiviteter, herunder aktiviteter i Fredericia Idrætscenter. Læg aktiviteten efter det faglige program, så den ikke konkurrerer med oplæg eller gruppearbejde. Fortæl arrangøren, om gruppen ønsker bevægelse, samarbejdsøvelser eller en roligere aktivitet, og bed om oplysninger om påklædning og tidsplan. Oplysninger om teambuilding og aktiviteter i Fredericia Idrætscenter findes på hotelfredericia.dk.
Hotellet tilbyder 4 mountainbikes fra PRINCIPIA til leje sammen med justerbare og godkendte cykelhjelme. Cykelturen kan indgå som et udendørs indslag mellem møder og middag. Tag højde for deltagernes ønsker og dagens øvrige program. Ved større grupper kan hotellet hjælpe med at lægge aktivitet, omklædning og spisning i en samlet plan.
Transport og overnatning i den praktiske plan
Hotellet ligger tæt på E20 og Fredericia Banegård. Gåturen fra banegården er omkring én kilometer, og hotellet tilbyder transportarrangementer, herunder til og fra stationen. Skriv i invitationen, hvordan deltagerne kommer frem, og bed hotellet om oplysninger om transport, hvis gruppen ankommer med tog. Hotellet tilbyder gratis parkering, som kan nævnes i informationen til bilister.
Overnatning på samme sted som konferencen samler deltagerne efter dagens program og mindsker behovet for transport mellem hotel og møde. Hotellet tilbyder Superior dobbeltværelse, Standard dobbeltværelse og Junior Suite. Standard dobbeltværelse er 23 m2 og har plads til 2 gæster. Junior Suite har plads til 6 gæster og op til 4 ekstra opredninger. Bed hotellet oplyse, hvilke værelser der er til rådighed på jeres datoer, og hvordan værelsesfordelingen håndteres.
Inden du sender en bookingforespørgsel, kan du samle de vigtigste oplysninger i én besked: mødeform, deltagerbehov, lokaleopstilling, tekniske krav, måltider, aktiviteter, transport og overnatning. Bed om en samlet beskrivelse af, hvad der indgår, og hvilke dele der kræver særskilt planlægning. Det hjælper med at få praktiske detaljer på plads, inden deltagerne modtager programmet.
Hotellet er et 4-stjernet hotel til konferencer og private ophold. Ud over gratis parkering tilbyder det gratis WiFi på hele hotellet, gratis fitnesscenter, gratis adgang til svømmehal, døgnbetjent reception og ladstander til elbil. Hotellet oplyser, at der i særlige tilfælde kan opnås fordelagtige weekendpriser på konferencer samt foreningsrabat. Se faciliteter og muligheder hos Hotel Fredericias konference- og mødefaciliteter, og send gerne et programudkast med i forespørgslen. Så kan lokale, teknik, restaurant og aktiviteter indgå i planlægningen. Konference Jylland bliver dermed en samlet plan for både det faglige indhold og de praktiske rammer omkring opholdet.
Brug denne oversigt, når du samler oplysningerne til hotellet:
- Beskriv, om konferencen er fysisk, hybrid eller en større samling.
- Angiv behov for lokaleopstilling, AV-udstyr og teknisk hjælp.
- Føj måltider og eventuelle kosthensyn til dagsplanen.
- Tag stilling til teambuilding og transport mellem ankomst og hotel.
- Bed om at få overnatning og deltagerinformation koordineret med programmet.
Med oplysningerne samlet får hotellet et klart billede af arrangementet, og du kan sende deltagerne praktisk information om møder, måltider, transport og overnatning.
